职场里刚添加完项目组，是不是就发现各种文档乱传、重要消息被刷屏，想找个文件翻半天？尤其是多人协作的大项目，权限没设好，要么有人误删内容，要么关键信息泄露，别提多糟心了。今天就来说说，添加项目组后该怎么设置子权限，才能避免信息混乱，都是实操过的经验，新手也能看懂。
先搞明白为啥要设子权限，不然白费劲
可能有人觉得，大家都是同事，设权限太见外了。但真不是这样，之前有个做运营的朋友，他们项目组没设子权限，结果实习生误删了重要方案，差点耽误项目进度。设子权限不是不信任，而是为了让每个人各司其职，信息有序流转。你想啊，要是谁都能改核心数据，万一出错了都不知道找谁，多麻烦。
按角色分权限，这几步不能少
设置子权限，最基本的是按角色来分，不同人负责不同事，权限自然不一样。
- 先列清楚项目组里的角色：比如项目负责人、核心成员、普通成员、实习生，还有合作方。把这些角色写在纸上，对应上他们的职责，后面设权限就有依据了。
- 给每个角色定个权限范围：项目负责人肯定得有最高权限，能看所有内容、修改设置、添加或移除成员；核心成员可以编辑重要文档，但不能删关键数据；普通成员能查看和编辑自己负责的部分；实习生和合作方，一般给 “只读” 权限就够了，需要改内容得申请。
这里提醒一句，别给太多人开放 “删除” 权限，真要删东西，最好让负责人审核一下。 - 用工具自带的权限模板：像钉钉、飞书这些办公软件，都有现成的权限模板，选 “项目协作” 类的，稍微改改就能用，比自己从零开始设方便多了。
子权限设置的小技巧，让管理更顺
光按角色分还不够，这些小技巧能让权限管理更清晰。
- 给每个子权限组设置明确的命名，比如 “市场部 – 文案组”“技术部 – 开发组”，这样一眼就能分清，找起来也快。之前帮同事调权限，他们组名全是 “项目 1 组”“项目 2 组”，结果自己都记不清哪个是哪个。
- 定期检查权限是否合适，项目推进中角色可能会变，比如实习生转正了，权限就得跟着调。可以每个月花 10 分钟看一下，有问题及时改。
- 重要文件夹单独设权限，比如 “财务预算”“客户资料”，这些敏感信息，只给必须接触的人开放权限，其他人连看的权限都别给。
遇到权限问题该咋办？试试这几招
设置完也可能出小问题，别慌，这样解决：
- 有人说看不到文件？ 先看看他是不是在对应的子权限组里，不在的话添加进去；要是在，就检查一下文件夹的权限是不是设成了 “仅自己可见”，改成 “子权限组可见” 就行。
- 权限设太严，影响协作了？ 可以建个 “公共区” 文件夹，给所有成员开放编辑权限，放一些不太重要的临时文件，比如会议纪要初稿、待确认的表格，这样既不影响核心内容安全，又方便大家协作。
- 想让合作方临时看个文件？ 别直接加他进子权限组，生成一个带有效期的链接，比如 24 小时内有效，过期自动失效，安全又省事。
小编的一点心得
设置子权限这事儿，刚开始可能觉得麻烦，但一旦弄顺了，后面能省超多事。我之前带项目组，一开始没重视，天天处理信息混乱的问题，后来花了半天时间理权限，之后一个月都顺顺当当的。
其实不用追求完美，先搭个大概的框架，运行中发现问题再调整，慢慢就会越来越合理。最重要的是让每个人都清楚自己的权限范围，知道啥能做啥不能做，这样项目组协作才能高效又有序，大家可以试试从明天开始，给自家项目组的权限理一理～
