临时一天视频会议租用流程及注意事项

临时要开一天视频会议，是不是手忙脚乱？担心租贵了、操作太复杂，或者开会时突然掉链子？小编前阵子刚帮公司弄过一次，从选平台到会议结束，踩了几个坑也总结了点经验，今天就把流程和要注意的地方都说清楚，新手一看就会。

临时租用一天视频会议，流程其实很简单，分 4 步走

第一步：确定会议基本信息，别稀里糊涂就下单

开会前得想清楚这几件事：

• 多少人参加？是 10 人以内小会，还是 50 人以上大会？人数不同，平台价格和稳定性要求差很多。
• 要开多久？是上午 2 小时，还是从早开到晚？按天租一般不限时长，但最好跟平台确认下。
• 需要啥功能？比如要不要共享屏幕、录会议内容，或者给参会人分组讨论？功能越多，价格可能越贵。

小编上次就是没算准人数，本来以为 20 人够了，结果临时加了 10 人，平台说超出人数要加钱，当场就懵了，还好客服帮着临时调整，才没耽误事。

第二步：选平台，按这 3 点挑准没错

市面上能租的平台不少，按天租的话推荐这几个，各有各的好处：

• 速会：按次租很方便，10 人以内每天 200 元，50 人以内每天 400 元，开完直接付钱，不用签合同。
• 云会通：稳定性好，适合人多的会，50 人每天 500 元，支持同时开 3 个分会场，小编上次 20 人的会用这个，挺顺畅。
• 视讯达：带翻译功能，要是有外国同事参会，选这个省事儿，就是贵点，50 人每天 600 元。

选的时候别光看价格，问问客服 “临时加人能不能补差价”“网络不好咋办”，这些细节提前问清楚，省得开会时着急。

第三步：注册下单，5 分钟就能搞定

选好平台后，注册账号、填会议信息、付钱，几步就完：

1. 打开平台官网，点 “立即租用” 或 “按天租用”，一般首页就有入口；
2. 填会议时间（选当天）、预计人数、需要的功能，系统会自动算价格；
3. 注册账号，填手机号收验证码，绑定微信或支付宝付钱；
4. 付钱后会收到会议链接和密码，把这个发给参会的人就行。

小编用速会那次，从注册到拿到会议链接，总共花了 3 分钟，真挺快的。

第四步：开会前测试，这几点必须检查

最容易出问题的就是这步，千万别省：

• 自己先点会议链接进去，看看画面清不清、声音有没有杂音；
• 试试共享屏幕，打开一个文档或者 PPT，看看别人能不能看清；
• 找 1-2 个同事一起测试，模拟下多人同时说话、举手提问，会不会卡。

上次有个朋友没测试，开会时才发现自己麦克风没声音，捣鼓了 10 分钟才好，搞得大家都很尴尬。

这些注意事项，一个没注意就可能出岔子

价格里的猫腻，得睁大眼睛看

• 有些平台按天租的价格看着便宜，但要另外收 “功能费”，比如录屏每次 50 元，共享文件超过 100M 加 30 元，算下来比贵的还贵。小编就见过一个平台，标着每天 200 元，最后加完功能费变成 350 元。
• 超时要加钱！虽然说是 “按天租”，但有的平台按 24 小时算，比如今天上午 10 点租，到明天上午 10 点才算一天，超过时间每分钟 1 元，要是开超时了，费用蹭蹭涨。

参会人这边，提前说清楚操作

• 告诉大家用电脑参会比手机稳，尤其是人多的时候，手机容易卡；
• 提醒他们提前 10 分钟进会议，调试好耳机、麦克风，别等开会了才慌忙弄；
• 不会操作的老人或新手，最好提前一对一教一下，小编上次专门给财务阿姨打电话，一步步教她点链接、开麦克风，开会时就没出问题。

万一出问题，得有备用方案

• 提前建个微信群，把参会人都拉进去，万一视频会议突然掉线，赶紧在群里发语音，别冷场；
• 记着平台客服电话，打不通就打紧急联系人，一般下单后会给这个号码，关键时刻能救命。

不同人数按天租用价格参考表

小编觉得，临时租一天视频会议，选速会或云会通就行，性价比高还稳定。最重要的是别嫌麻烦，开会前多测试、多叮嘱，基本就不会出大问题。希望这些能帮到你，祝你的会议顺顺利利！